Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Najpierw trzeba uporządkować celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić przewidywaną liczbę uczestników, sposób dojazdu oraz stopień formalności. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do najniższej ceny. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Plan B nie stanowi oznaki przesadnej ostrożności, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Organizator powinien wiedzieć, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także problem techniczny. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Znacznie ważniejsze są funkcjonalna lokalizacja, koordynacja wykonawców i odpowiednie zaplecze. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+